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海外子会社での不正行為が発覚!再発防止に欠かせない2つの対策とは?

海外子会社での不正行為が発覚!再発防止に欠かせない2つの対策とは?

ご相談内容

ご相談者
先日、海外子会社の現地従業員による不正行為が発覚しました。数ヶ月に渡り、実際には宿泊していない架空のホテル領収書で旅費精算を行い、日本円換算で約50万円を着服していたのです。この従業員への対応と、今後の再発防止において、何に注意すべきでしょうか?

Thinking outside the box…

当事者の処分を行った後、全従業員に対して、不正行為の内容と会社の対応を包み隠さず伝える

従業員の不正行為、あるいは倫理的に微妙な行為を完全に防ぐことはできないが、誠意のある従業員の心証を害さない程度には抑止力を高めておく

 

不正行為の全容を調査して、当事者の処分を行う

まず最初に、不正行為が行われていたという事実が社内に広まらないように、一時的な情報統制を行ってください。不正行為の全容を解明するための調査を行う従業員、不正行為を行った従業員の直属の上司、及び子会社のトップと役員レベルだけに留めるのが理想的です。

会社の顧問弁護士がいる場合は、直ちに対応策を相談します。また必要に応じて、不正行為を行った従業員が逃亡しないよう、監視下に置くことも検討しましょう。

ご相談者
現地の警察にも通報するべきでしょうか?
廣世
発覚した不正行為に対して「逮捕」という手段を検討すべきかどうか、まずは現地の弁護士に確認を取るべきですね。当事者を社会的に「抹殺」することにもつながりますので、慎重な判断が求められるところです。

 

不正行為の全容解明には、直ちに着手します。調査を行う従業員には負担をかけることになりますが、当事者を一刻も早く処分することが優先されます。

調査によって全容が判明したら、すみやかに当事者に対する処分を行います。訴訟や告発を行わないこととした場合でも、不正行為によって着服した金額は全額、当事者に返金を求めるべきです。応じなければ訴訟や告発を行うことを示唆するのもやむを得ないでしょう。

その後、不正行為を行った従業員は即時に解雇します。解雇日後の給与や、退職金を支払うかどうかは、現地の規程に沿った対応を行います。
不正行為を行った従業員に対する給与・賞与・退職金の扱いが明確に定められていなければ、対応について現地の弁護士に確認を取り、併せてすみやかに現地規程を変更します。

ご相談者
減給や降格に留めるという選択もありますか?
廣世
今回発覚したような不正行為に対する対応としては甘いでしょうね。

 

 

全従業員に対して、不正行為の内容と会社の対応を包み隠さず伝える

廣世
今回の不正行為は、どうやって発覚したんですか?
ご相談者
旅費精算を担当している経理担当者が、同じホテルの他の領収書との微妙な違いに気づき、ホテルに電話して宿泊の事実確認を行ったところ、その日は泊まっていなかったんです。同じような特徴のある領収書についても調査したところ、いずれも宿泊していないことが判明して・・・その後の調査で、知人宅に泊まっていたことが判明しています。

 

調査の結果明らかになった不正行為の内容は、他の従業員全てに対しても、通達という形で公開するべきです。

通達では、不正を行った従業員の実名は伏せます(解雇すれば、遅かれ早かれ明らかになります)が、発覚した不正行為の概要と、今後このような不正行為には例外なく、損害賠償・解雇を含む断固とした姿勢で臨んでいくことを明らかにします。
こうすることで、もしすでに類似の不正行為に手を染めている従業員がいれば、今後は自粛するか、あるいは発覚する前に自発的に退職していくという「自浄作用」が働きます。

不正行為を行った従業員に対して会社がどのような態度で臨んだかを明らかにすることは、今後の「抑止力」のベースになります。

 

不正行為の抑止力を高めるルールを導入する

不正行為に関する一連の対応・通達を行った後、不正行為の抑止力を高めるために、関連する社内規程の強化を行うのが効果的です。

しかし、疑心暗鬼になるあまり、過剰なルールを導入することは、誠意を持って職務に従事している従業員の心証に悪い影響を与え、会社活動の停滞を招くリスクがあります。

一つのやり方が、誠意のある従業員にとっても「この程度のルールの強化は仕方ない」と納得できる水準を探ることです。
例えば、今回のような旅費精算手続きの不正に関しては、「今後は、全てのホテル領収書について宿泊の事実を確認する」のは明らかにやり過ぎですが、「今後は、会社の判断で無作為に選んだホテル領収書につき、宿泊の事実を確認することがある」という程度なら受け入れられるでしょう。

海外子会社に限らず、従業員の不正行為を完全に防ぐことはできませんが、不正行為に対しては断固たる姿勢で臨む、そして不正行為を防ぐためにやれることは何でもやるという会社の姿勢を示すことが、強力な抑止力を生み出します。

廣世
会社の社会的な評判の失墜につながるような不正行為が起これば、御社の海外事業の「即死」を招く可能性もありますからね。
ご相談者
確かに、旅費をごまかす程度の不正行為で済んだのは、不幸中の幸いでした。

 

 

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